- 「6/24 第5回実行委員会報告」「動員計画案」「各支部幹事会での共有」など、資料が別々の場所に散らばっている
- その都度ドライブやPDFを開いて突き合わせるのは負担が大きい
- そこで複数資料を1つに統合し、実行委員会・各支部が同じ情報を1画面で見られるようにした
「フォーラムの全体像 → 動員の考え方 → 体制とスケジュール → お願い」の4章立て・全21枚。
▶ 項目をタップすると、そのページへ移動します。
フォーラム関連の情報が、Googleドライブ・複数のPDF・各支部幹事会の共有などに点在していて確認が大変——という状態を解消するために作りました。
宮崎の経営者が本音で泥臭く互いの経営を語り合い、「これをやる!」と決めることで経営者自身が成長する。その積み重ねが「小さな一流企業」を1社また1社と生み、宮崎を元気にする。
第35回みやざき中小企業経営フォーラムの基本情報。分科会は4→3に変更された。
いずれも承諾済み。人物像から「何が学べるか」をイメージしておくと、声かけ時に語りやすい。
宮崎県内の4名がパネリスト。コーディネーターは渡会氏(いずれも調整中)。
分科会 → 全体会・記念講演 → 懇親会の流れ。会場の収容も踏まえて動員規模を設計する。
この計画の目的は、各支部に人数目標をお願いするだけでなく、各支部が計画的に動ける状態をつくること。
例年との違いはこの2点。ここを共有できると動員の進め方が腹落ちする。
全体300名(会員243・ゲスト57)を、会員数に応じて各支部へ配分。
| 支部 | 会員数 (4/13現在) | 会員目標 | ゲスト目標 | 合計 |
|---|---|---|---|---|
| 県北支部 | 54 | 30 | 7 | 37 |
| ひむか支部 | 28 | 15 | 4 | 19 |
| 宮崎北支部 | 114 | 68 | 22 | 90 |
| 宮崎南支部 | 79 | 47 | 13 | 60 |
| きりしま支部 | 151 | 83 | 11 | 94 |
| 合計 | 426 | 243 | 57 | 300 |
「実行委員会の動員担当チーム」×「各支部の動員担当」×「共有ツール」の3層で回す。
「この月は何をするか」を月ごとに。■ 会議、■ マイルストン。
「いつ・実行委員会が何を・各支部が何を」を時系列で。★はマイルストン。
| 時期 | 実行委員会・動員チーム | 各支部 | マイルストン |
|---|---|---|---|
| 6月 | 動員計画を理事会で承認/分科会・参加費を協議 | — | 実行委員会 6/17 |
| 7/1〜7/8 | 各支部幹事会に参加し方針説明 | 動員担当の設置・幹事理事の参加意思確認 | 幹事会 巡回 |
| 7/13(月) | 第1回動員会議(オンライン17時)声かけ対象・担当・進め方を確認 | 各支部担当が参加 | ★ 動員会議① |
| 7/15 | 実行委員会 | — | 実行委員会 |
| 7月下旬 | 会員声かけを実行・進捗をツールで集約 | 会員への声かけを開始 | — |
| 8月上旬 | 各支部の進捗を集約 | 会員声かけを100%完了(参加・欠席・未回答) | ★ 会員声かけ完了 |
| 8月中旬 | 第2回動員会議・ゲストKPI決定 | 未申込の掘り起こし・ゲスト候補整理 | ★ 動員会議② |
| 8/19 | 実行委員会 | — | 実行委員会 |
| 9月上旬 | 未達支部の個別支援・ゲスト声かけ | ゲスト・社員・関係団体へ声かけ強化 | — |
| 9/16 | 実行委員会・全体進捗確認 | 未達部分への重点対応 | 実行委員会 |
| 9月下旬 | 最終フォロー | 積み増しの最終対応 | — |
| 10/6(火) | フォーラム運営 | 参加者対応 | ★ 本番・300名達成 |
7月上旬、各支部幹事会に実行委員会が伺い、方針説明・役員参加確認・動員協力依頼を行う。動員はもう動き出している。
| 日程 | 会議 | 参加予定 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 7/1(水) | 北支部 幹事会 | 塩谷・鐘ヶ江 | 参加済み |
| 7/2(木) | 南支部 幹事会 | 塩谷 | 参加予定 |
| 7/2(木) | ひむか支部 幹事会 | 確認中 | 開催予定 |
| 7/7(火) | 県北支部 幹事会 | 塩谷 | 参加予定 |
| 7/8(水) | 日向支部 幹事会 | 塩谷 | 参加予定 |
| 7/8(水) | 青年部 幹事会 | 塩谷 | オンライン参加 |
| 日程確認中 | きりしま支部 幹事会 | 佐藤 | 参加予定 |
各支部(県北・ひむか・宮崎北・宮崎南・きりしま)で、下記5項目をご確認ください。
| No. | 各支部で行ってほしいこと | 期限の目安 | 確認 |
|---|---|---|---|
| 1 | 動員担当者を決める(実行委員以外にも設置) | 7月上旬の幹事会まで | |
| 2 | 7月幹事会での説明機会を設ける | 7月上旬 | |
| 3 | 幹事・理事の参加意思確認を進める | 7月上旬〜中旬 | |
| 4 | 会員への声かけを一巡させる(参加・欠席・未回答の把握) | 8月上旬まで | |
| 5 | ゲスト候補をリストアップする | 8月中旬まで |
6〜7月で広報と支部体制を整え、8月上旬までに会員への声かけを一巡。9月はゲスト・社員・関係団体への積み増しに集中できる状態を目指す。